Civile

Abstract

Il lavoro delle cancellerie e segreterie giudiziarie passa, in questi giorni, dalla fase emergenziale 1 alla fase 2 con graduale ripresa delle attività [1].

Si tende ad una normalizzazione delle attività che, oggettivamente e nel breve e medio periodo, difficilmente potranno tornare alle modalità operative del periodo pre Covid-19.

La fase emergenziale ha sottolineato quanto, da anni e non in pochi, denunciavamo: la necessita di interventi mirati, non necessariamente di natura normative, al servizio giustizia.

Riforme da supportate, grazie alle esperienze acquisite in questo periodo, al ricorso, mirato, al lavoro agile, anche se, a proposito di lavoro agile la normativa del 19 maggio 2020 [2] sembrerebbe andare, per le pubbliche amministrazioni, nel senso contrario.

Sommario: 1. Premessa; 2. Individuazione e gestione delle criticità derivanti dal pericolo Covid-19 nella fase 1; 3. Limitazioni riscontrate nella fase 1riguardo allo smart working e al coworking. 4. Passaggio alla fase 2: verso una riduzione del lavoro agile in fase emergenziale. 5. Nuove fasi e nuove, ed effettive, modalità di lavoro negli uffici giudiziari.

1. Premessa

Il servizio giustizia non è limitato alla sola attività di udienza.

Complesso è il lavoro che giornalmente investe gli uffici giudiziari e che vede quali attori (non) protagonisti molteplici figure professionali [3].

Figure professionali, per lo più sconosciute alla maggioranza dei cittadini, che vengono genericamente inquadrate, indistintamente dai ruoli e funzioni [4], nella figura del Cancelliere.

Figure professionali che, pur in presenza di una, oramai patologica, carenze negli organici, e con normativa inadeguata ai tempi e alle reali necessità, e una, inesistente, dotazione di strumentazione informatica che permettesse di operare da remoto, hanno retto il peso dell’emergenza degli ultimi mesi e lo reggeranno per i mesi a venire.

2. Individuazione e gestione delle criticità derivanti dal pericolo Covid-19 nella fase 1

Per il contenimento dell’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili [5] (COVID-19) in quella che viene definita fase 1 [periodo 5 marzo/11 maggio] si è fatto ricorso, nelle cancellerie e segreterie giudiziarie, alla drastica riduzione dei servizi, pur garantendone i servizi essenziali ed indifferibili, con una presenza fisica negli uffici di cancelleria e segreteria giudiziaria limitata nel numero e finalizzata strettamente all’espletamento di atti urgenti ed indifferibili [6].

Per il Ministero della Giustizia [7] “ogni Ufficio dovrà procedere in primo luogo e con la massima urgenza alla mappatura delle attività indifferibili nell’ambito delle proprie competenze, per poi verificare quali di queste attività richiedano necessariamente la presenza sul luogo di lavoro, anche in ragione della gestione delle emergenza, al netto di quanto possa essere invece svolto espletando la prestazione in modalità di lavoro agile [8] o comunque operando da remoto”.

Confermandosi [9] che “la prevenzione della diffusione da Covid-19 passa attraverso la massima contrazione possibile dei contatti non necessari tra individui e, in particolare, per quel che qui rileva, nella drastica riduzione dell’affollamento all’interno degli uffici, in molti casi fisiologico in periodi di normalità”

Alla luce della normativa e delle direttive ministeriali si sono attuate modalità di contatto in forma esclusivamente telematica e/o telefonica che hanno ridotto, allo stretto indispensabile [10], l’accesso agli uffici da parte dell’utenza.

Al, rigoroso, mantenimento della distanza fisica sia con l’utenza che tra gli stessi lavoratori è stato affiancato un corposo utilizzo dello smart working [11], anche se sarebbe più corretto, in questa fase, parlare di modalità di lavoro in forma emergenziale [12], tendente ad evitare gli spostamenti dalle residenze dei lavoratori [13], ricorrendo, inoltre, a modalità di riduzione dello spostamento attraverso il coworking, istituto quest’ultimo che, si vedrà nel prosieguo, ha avuto limitate possibilità di applicazione.

Smart working che, dalla metà del mese di marzo a tutto il mese di aprile, in alcuni uffici giudiziari, sembra [sembrerebbe] avere coinvolto quasi il 90 % del personale in servizio [14].

Presenti, nelle cancellerie e segreterie giudiziarie, un ridottissimo numero di lavoratori con la prioritaria presenza dei dirigenti, in funzione del loro compito di coordinamento e direzione.

Presenza, quella del Dirigente, resa particolarmente necessaria dal tourbillon di normative [nazionali, regionali, locali] e di indirizzi ministeriali che hanno investito gli Uffici.[15]

Il Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria del Ministero della Giustizia [16], sin dalle prime battute della epidemia, ha assicurato agli Uffici Giudiziari il supporto necessario “…mediante circolari di indirizzo e chiarimento, e con un costante contatto diretto ed efficace con i vertici degli uffici giudiziari, finalizzato alla risoluzione in tempo reale delle problematiche emergenti…”.

Puntuale attenzione si è avuta relativamente alla igienizzazione locali e agli acquisti di dispositivi di protezione personale.[17]

Tra le novità operative il progetto“emergenza Covid-19: solidarietà informativa per il personale dell’amministrazione giudiziaria”[18]con il quale il Dipartimento dell’Organizzazione giudiziaria ha potenziato la piattaforma e-learning per lo svolgimento, da remoto, di attività formativa del personale amministrativo.

Progetto accolto, visto i numeri degli accreditamenti alla piattaforma, positivamente dal personale amministrativo [19]; personale amministrativo destinatario, negli anni passati, di scarsa attenzione formativa.

Attività didattiche/formative che, erogate attraverso la piattaforma e-learning.giustizia.it, hanno integrato, ed integrano, la prestazione da lavoro agile.

La situazione emergenziale e le soluzioni alle specifiche problematiche manifestate nella fase 1, a garanzia dei servizi essenziali ed indifferibilihanno gettato le basi per un, da tempo auspicato, cambiamento dell’organizzazione del lavoro degli uffici e semplificazione dei servizi?

3. Limitazioni riscontrate nella fase 1 riguardo allo smart working e al coworking

Si è evidenziato, in altro lavoro [20], come l’attività del personale giudiziario, nella situazione da pandemia da COVID-19, sia stata, fortemente, condizionata, e limitata, da assenza di dotazione informatica, di negato accesso agli applicativi civili e penali e da una burocratizzazione dei servizi che si scontrava con le esigenze reali in condizioni di “normalità” e, quindi, destinata ad “esplodere in tutta la propria negatività” in condizioni emergenziali.

La criticità sanitaria Covid-19 ha fatto, inoltre, emergere due “mondi diversi”: magistratura- personale giudiziario che diversamente/coesistono nel pianeta giustizia.

La denunciata [21] “difficoltà, alla piena realizzazione del processo telematico derivano dal mancato completamento della fornitura dei necessari strumenti di lavoro per magistrati e cancellieri…” è stata superate riguardo il personale di magistratura ma permane avuto riguardo al personale amministrativo [22].

L’accesso agli applicativi informatici, da remoto, è garantita ai magistrati.

Per il personale giudiziario il lavoro agile è stato limitato a pochi applicativi [23]: CALLIOPE (protocollo documentale uffici amministrativi); SCRIPT@ (protocollo documentale uffici giudiziari); SICOGE (sistema per la documentazione integrata della contabilità economica e finanziaria del Ministero dell’Economia e delle Finanze); SIAMM (sistema informativo amministrativo) – Spese di giustizia, nelle competenze funzionali di limitate qualifiche professionali [24], presenti in risicate unità negli organici.

Applicativi inerenti esclusivamente ad attività amministrativo/contabile e, quindi, non di supporto alla giurisdizione. [25]

L’accesso, da remoto, per i magistrati ai fascicoli processuali, mediante consolle [26], ma preclusa al personale giudiziario, ha fatto si che mentre i primi hanno, nel settore civile, nel periodo di interruzione dell’attività giudiziaria [27], potuto provvedere alla redazione di provvedimenti [28], il personale amministrativo è stato nell’impossibilità, da remoto, di lavorare i detti provvedimenti [deposito, pubblicazione, comunicazione] fino al rientro in ufficio [29].

Il lavoro agile è, quindi, stato sempre più caratterizzato quale modalità di lavoro emergenziale e garantito “attingendo” al cartaceo ancora in uso negli uffici.

Riguardo al coworking le limitazioni sono intrinseche alla natura dell’Istituto.

E’ [questo] una “modalità di svolgimento della prestazione lavorativa in un unico ambiente fisico di dipendenti dell’Amministrazione della giustizia in servizio presso differenti uffici ed articolazioni, ad esempio, sussistendo spazi e dotazioni adeguati e con il consenso del capo dell’ufficio e del dirigente amministrativo dell’ufficio ospitante, un dipendente in servizio presso il tribunale di X potrà temporaneamente avere come sede il Tribunale Y.” [30]

Il limite al detto istituto è dato, chiaramente, dal fatto che l’esigenza di contenere eventuali assembramenti limitando al limite la presenza in sede di personale opera anche per l’ufficio giudiziario c.d. ricevente.

4. Passaggio alla fase 2: verso una riduzione del lavoro agile in fase emergenziale

Anche nella fase due, continua a trovare applicazione l’articolo 87, decreto-legge n. 18 del 2020, che definisce “ il lavoro agile come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19. “ [31]

Per il Ministero della Giustizia [32] “ la c.d. fase 2 si pone come un momento fisiologicamente transitorio che eredita, seppure declinandole in misura meno stringente, la gran parte delle cautele tutt’oggi vigenti al fine di ridurre al massimo il rischio di contatti personali astrattamente idonei a trasmettere il coronavirus”.

Per gli Uffici di via Arenula “ è evidente che il rapporto tra attività in presenza e lavoro agile posto dall’articolo 87 del decreto legge 18 del 2020 potrà in questa seconda fase articolarsi e conformarsi in misura quantitativa differente rispetto alla prima fase…”

Quindi “in un’ottica di ragionevolezza e cautela potendo dividere la fase di emergenza che rimane da gestire dal 12 maggio al 31 luglio [33] in tre periodi distinti (maggio, giugno, luglio), la quantità di lavoro in presenza e lavoro agile, si ritiene che dovrà accrescersi con il progredire delle fasi temporali in ragione delle necessità e possibilità che il contesto offre.

In tal senso, a tutela dell’esigenze del personale in servizio, andrà verificato anche il contesto di mobilità territoriale, assicurandosi che sia intervenuta anche la ripresa dei mezzi pubblici del territorio di riferimento sia ripresa nei limiti di ragionevole fruibilità.

Si può quindi affermare che ove l’esigenza di assicurare i servizi giudiziari in presenza debba aumentare secondo le scelte operate dai Capi degli uffici con le linee guida, ciò sarà certamente consentito ma dovrà necessariamente mantenersi una buona quota di lavoro agile espletato da remoto, il tutto rapportato all’evolversi della pandemia nel territorio di riferimento.”

L’articolo 87 va letto, da ultimo, alla luce delle disposizioni di cui all’articolo 263 del decreto legge 19 maggio 2020 n. 34, che per le amministrazioni pubbliche, parrebbe limitare il riferimento all’articolo 87 del decreto delle 18/2020 alle modalità indicate al punto 3 di detto articolo “ A tal fine, organizzano il lavoro dei propri dipendenti e l'erogazione dei servizi attraverso la flessibilità dell'orario di lavoro, rivedendone l'articolazione giornaliera e settimanale, introducendo modalità di interlocuzione programmata, anche attraverso soluzioni digitali e non in presenza con l'utenza.

Articolo 263 decreto legge 34/2020 porta a rivedere, nel senso di ridurre quantitativamente l’utilizzo del lavoro agile negli uffici giudiziari, confermando le prescrizioni ministeriali giustizia di inizio mese di maggio.

Per gli Uffici di via Arenula“ …tale maggiore misura di attività in presenza, con contestuale contrazione del lavoro agile svolto fuori dalla sede di lavoro, potrà essere raggiunta: a) rimodulando man mano la proporzione tra giorni di presenza in ufficio e giorni di lavoro da remoto, secondo le mutate esigenze dell’Ufficio; b) ridisegnando – se non proprio eliminando – quei progetti che, per difetto di strumenti o competenze informatiche o per le peculiarità della qualifica professionale, ponevano l’accento più sull’obiettivo della ridotta presenza in sede, fondamentale in quel momento, che sulla reale produttività raggiungibile; c) sfruttando al meglio le possibilità offerte dagli strumenti informatici di utilizzo da remoto messi a disposizione dall’Amministrazione”. [34]

Il maggior incremento dell’attività giurisdizionale, in atto, comporterà un aumento del personale negli uffici e segreterie giudiziarie, con riduzione del lavoro agile.

Il lavoro agile potrà/dovrà, come giustamente, suggeriscono gli Uffici ministeriali di via Arenula [35] “ in questa fase modularsi anche con progetti qualitativamente differenti rispetto alla fase uno, connotati anche da maggiore significatività da un punto di vista degli obiettivi, in modo tale da avviare un ragionamento su tale istituto assolutamente proficuo anche per la cessazione della fase emergenziale.”.

5. Nuove fasi e nuove modalità, ed effettive, di lavoro negli uffici giudiziari

La fase dell’emergenza andava, e va nel prosieguo, affrontata con normative chiare e non frammentarie.

E’ successo, e sta succedendo, l’opposto di quello che ci si aspettasse.

Normative, a tutti i livelli [36], poco chiare e, in alcuni casi, inspiegabili negli effetti.

In tema di permessi ex legge 104/1992 [37] il “numero di giorni di permesso retribuito….è incrementato di ulteriori complessive dodici giornate usufruibili nei mesi di marzo e aprile..” [38].

Incremento che ha rapportato i 12 giorni al numero delle persone assistite anziché, come si legge nella richiamata normativa, al numero di giorni di permesso retribuito.

Quanto sopra, a seguito di una interpretazione, ai più apparsa fuori da ogni logica.

Sia dal punto di vista di stretta applicazione in diritto.

Sia in relazione all’incidenza, negativa, in una situazione che prevedeva, specie nella prima fase, il ricorso ad una forte rotazione nelle presenze negli uffici a garanzia dei servizi urgenti ed indifferibili.

Il poco personale in servizio non destinatario di permessi di nessun genere ha dovuto, e dovrà, sobbarcarsi la totale attività di turnazione.

In prima battuta, direttiva del Capo Dipartimento DOG del 19 marzo 2020 [39], gli Uffici di via Arenula “in ossequio al principio ermeneutico sancito dall’articolo 12 comma 1 disp. prel. c.c.” avevano dato corretta interpretazione alla normativa “ il suddetto limite espresso di dodici giornate non può essere superato neppure qualora il medesimo dipendente risulti prestare assistenza a più persone”

Indirizzo, rivisto, con successiva nota del 27 marzo 2020 [40] a firma, questa volta, da parte del Direttore Generale Affari del Personale e della Formazione.

Il mutamento di indirizzo, stante la diversa interpretazione da parte di altre amministrazioni pubbliche con l’evidente, da parte di quest’ultime, finalità di garantire quanto più possibile la minima presenza fisica dei dipendenti negli uffici, viene giustificato, per il firmatario della direttiva, “nell’ottica di massima omogeneità della risposta di tutte le Amministrazioni”.

Nessuno si è accorto che la giustificazione[garantire quanto più possibile la minima presenza fisica dei dipendenti negli uffici] ha, come già evidenziato, creato una gravissima, e ingiustificata, disparità di trattamento nei confronti dei lavoratori non titolari di tali permessi in considerazione, soprattutto, all’esiguità numerica degli organici in servizio.

Si è, inoltre, creato un paradosso.

Infatti, stante anche i tempi di applicazione della norma, fine mese di marzo, si è avuta la tragicomica situazione che l’utilizzo dell’istituto ha portato, per chi assistesse ad esempio due persone, ad avere diritto a 30 giornale di permesso retribuito (3+3+12+12 = 30) in un mese, aprile, che tolto i sabato, le domeniche e la festività della c.d. pasquetta (lunedì 13 aprile), è stato di 21 giornate effettive lavorative (!!!) [41].

La normativa di cui all’articolo 24 del Decreto Legge 18/2020 è stata richiamata, per i mesi di maggio/giugno, dall’articolo 73 del nuovo decreto legge n. 34 del 19 maggio 2020.

Nessun commento (!!!!).

Da più parti è stato affermato che “l’attuale emergenza vada trasformata in opportunità “.

E’ stato scritto [42]“il coronavirus ha cambiato radicalmente il contesto delle cose e i dati spiccioli. … All’improvviso, eccoci di fronte a una tabula rasa. Possiamo andare in qualsiasi direzione vorremo. Che incredibile libertà di scelta!”.

Scelte che, avuto riguardo al Ministero della Giustizia, andrebbero indirizzata ad un radicale mutamento dell’attuale politica/gestione dell’informatizzazione degli uffici superandone l’attuale appiattimento teso a garantire l’attività di una sola componente del mondo giustizia.

Non pare si vada verso questa direzione.

Incomprensibile l’indirizzo di delegare ai singoli magistrati capi dell’Ufficio la riapertura, totale o parziale delle attività.

La decisione, con le necessarie interlocuzioni locali, andava, e va, presa a livello centrale.

Questo per evitare le evidenti diversità di interpretazione delle situazioni a cui ci ha abituato il recente passato.

Tre uffici giudiziari, ubicati nello stesso immobile, quindi con comuni esigenze di garantire il divieto di assembramento e la distanza sociale, avrebbero, alla data successiva al 12 maggio, interpretato diversamente la situazione nella c.d. fase 2, con il risultato che in uno, a differenza degli altri due, è stato disposto il totale rientro in servizio del personale [43].

Il momento, se pur drammatico, ha però evidenziato, che si può parlare di lavoro agile negli uffici giudiziari.

Lavoro agile, in quote ridotte e in relazione alle effettive attività che possono essere gestite in remoto, previo il totale coinvolgimento del personale amministrativo nel processo di informatizzazione dell’attività giurisdizionale.

Informatizzazione che va estesa, nell’accesso da remoto, a tutti i registri informatici o, per lo meno alle parti dell’applicativo che comportino il seguito [deposito, pubblicazione, comunicazione] ai provvedimenti del magistrato, a garanzia di un servizio all’utenza di sempre maggiore celerità.

Questo comporta il superamento di inspiegabili problemi di sicurezza [44].

Problemi di sicurezza che ai più sembrano invece nascondere motivazioni di natura economica derivanti dai costi dell’infrastruttura informatica se estesa agli amministrativi.[45]

Il momento, se pur nella sua drammaticità, appare, inoltre, utile, per porre mano a quelle, piccole e non complicate, riforme dei codici di rito, e non solo, che non incidono sulla giurisdizione, forse per questo non considerate, ma che permetterebbero, eliminando inutili e superati adempimenti, di rendere più agevole e spedito il lavoro delle cancellerie e segreterie giudiziarie.

Spingere, quindi, verso un definitivo adeguamento delle norme in materia di servizi di cancelleria alle nuove funzionalità telematiche.

Si è detto [46] che appare “importante che il mondo della giustizia, che si sta cimentando con una sfida ed una urgenza ed una emergenza che sono sicuramente nuove se non altro per compressione temporale perché di fatto moltissimo si è avuto in pochissimo tempo, è bene che si doti di lenti, di occhiali, per poter guardare il rapporto tra la tecnologia e le persone in un modo che permetta meglio di organizzare le cose, di coordinare le persone …”

Personalmente riteniamo che più che di lenti, di occhiali ai c.d. focus decisionali [47] e ai tanti tavoli tecnici occorrerebberobuone orecchie per ascoltare chi veramente conosce i problemi, per viverli quotidianamente, e quindi in grado di dare pratiche soluzioni.

Occorre rimanere, il più possibile, ancorati alla realtà e alle effettive necessità evidenziate dagli uffici nel territorio, evitando di dare seguito a riflessioni che, per come pare di capire, porterebbero ad una effimera, nei risultati, pseudo riconversione industriale dell’organizzazione giudiziaria.

Si è “pontificata” la misura normativa [48] che ha, temporaneamente, disposto il pagamento telematico del contributo unificato e delle anticipazioni forfettarie dei privati all’Erario nel processo civile [49] in un periodo che, stante la sospensione dei termini, l’iscrizione delle cause non rientrava tra gli atti urgenti [50].

Mentre non si è posto rimedio al più volte prospettato problema della firma digitale delle copie, servizio [quello del rilascio copie] che, se pur previo appuntamento, è stato garantito, perché dovuto e sollecitato dall’utenza [51], anche nel periodo di fase 1.

Ma cosa continuare ad utilizzare nell’ordinario [quando tale fase verrà raggiunta], degli strumenti emergenziali a cui gli uffici giudiziari hanno fatto ricorso?

Quali gli, ulteriori, strumenti da introdurre che l’attuale periodo ha evidenziato essere necessari per un servizio giustizia in linea con i tempi e le tecnologie a disposizione?

Sgombriamo subito il campo dall’equivoco che per l’udienza si possa parlare di lavoro agile, sia per la sua natura pubblica, art. 127, comma 2, codice di procedura civile e articolo 471 codice di procedura penale [ nel processo penale l’udienza è addirittura nulla se non pubblica] sia perché per tale attività [ = udienza] si può parlare correttamente di partecipazione da remoto. [52]

Dare effettivo corso all’impegno di abilitare il personale amministrativo ai registri; per lo meno a quella parte degli applicativi che ne permetta il seguito all’attività del magistrato.

Nella fase 1 molti sono stati i provvedimenti emessi dai magistrati ai quali per l’impossibilità di accesso, a cui si è fatto ampio cenno, non è seguito il depositato e la comunicazione [53].

La fase 1 ha evidenziato, per chi non abbia un quadro limitato di osservazione delle attività degli uffici giudiziari, come, e in che limiti, possa trovare definitivo ingresso il vero lavoro agile.

Come si necessitano di piccole ma importanti novità per un servizio giustizia di qualità.

Nello specifico:

a) front office telematico per la ricezione richieste dell’utenza;

b) pagamento telematico di contributo unificato, anticipazione forfettaria e diritti di copia e certificazione esteso anche alla modalità F24 [54];

c) utilizzo della firma digitale da parte dei funzionari addetti ai servizi in materia di rilascio, da remoto, di copie [ conformi e/o esecutive] e certificazioni;

d) invio telematico, e da remoto, delle copie e certificazioni all’utenza;

e) pubblicazione, comunicazione e notifica in via telematica, e da remoto, dei provvedi-menti giurisdizionali;

f) attività contabili, da remoto, relative ai pagamenti delle spese di giustizia con applicativo SICOGE;

g) Siamm- spese di giustizia (annotazioni da remoto su registro mod. 1/A/SG, 2/A/SG e 3/SG per gli Uffici giudicanti, annotazioni registro mod. 2/A/SG e 3/SG per gli Uffici inquirenti, annotazioni da remoto su registro mod. 1/B/SG, 2/B/SG uffici NEP);

h) Siamm – autovetture (annotazioni da remoto)

i) attività di formazione del personale su piattaforma e-learning giustizia

j) attività di formazione, riunioni, call conference da microsoft Teams o Skype

k) acquisizione, in sede centrale, dei dati statistici direttamente dagli applicativi in uso.

Le attività di cui ai precedenti punti, uniti alle proposte di modifica normativa indicate in un precedente lavoro [55], darebbero impulso ad una nuova modalità lavorativa più in linea con i tempi.